因为培训安排的原由,这周又去培训了《如何驾驭电子邮件》,基本上老师讲的有点混乱,我记的很分散,整理了半天才理出个头绪出来,发现整理出来的结构比老师讲课的结构要更好,好汗……

第一,要明确一些基本的理念(主要是讲沟通和人际交往):
   一、邮件困扰与工作习惯有很大关系,管理电子邮件其实是在管理工作习惯
   二、文如其人:邮件会在别人心目中影响你的个人形象
   三、从与人沟通的角度出发
   三、礼仪的本质:是一组行为、是为了共同相处、对相关人的需要的尊重、适当的符合对方期望的行为
   四、己所不欲,勿施于人
   五、沟通的功能:传递信息、讨论问题、交流感情
   六、多一些面对面沟通
   七、邮件不是一个让对方达到自己想法的工具,而是一种人与人之间的沟通方式,不要忽视人
   八、帮别人来帮助自已

第二,分析各种沟通方式的优缺点:
   一、QQ是即时性,主要用来交流感情,但不太正式
   二、电话有效、最快、有感情交流,但不能群体沟通、只能点对点
   三、RTX可群体沟通
   四、邮件,可以大范转传递信息,可保存。但不能做即时沟通,感性的沟通

第三,邮件沟通时要遵守的原则:
   一、站在对方角度
   二、双向才是沟通
   三、分阶段(不要想一个邮件中包括所有内容,解决所有问题,最好是渐近式)
   四、邮件内容最好过程化,不是结论式,要多次沟通(表达自己想法最好先提出一个问题,待对方参与进来后,再渐进式提出自己的想法。)
   五、象IM一样用邮件:分次沟通
   六、综合利用各种沟通方式,如:邮件预约面谈,最后发总结报告
   七、收到邮件,第一次就要看完整。然后马上分为四大类:立刻做、以后做、授权、不做

第四、邮件沟通的细节:
   一、主题:
      1)简洁,突出重点(标题不要写太泛的“话题”而是写重点突出的“主题”)
      2)有引吸力
      3)方便对方查找
      4)主题最好带上需要收件人执行的动作,如:[请审批]、[信息周知]。
   二、TO:
      1)保持越少的收件人越好,多个收件人,要注意收件人之间的关系,考虑到不同人的情感需要
      2)发完邮件还要配合其它沟通方式(面对面、电话、RTX…)
      3)分析邮件组,提炼出关键联系人。
   三、CC:同上,BCC要谨慎
   四、REPLY:
      1)不要回复“谢谢”之类客套话,用其它方式做这种沟通,最好是面对面。
      2)与邮件主题不一致时的内容,回复时最好修改回复主题或另起邮件。
   五、正文:
      1)重点要突出(放在第一段,加粗、字体大小颜色)
      2)层次分明(不要想到哪写到哪,要理出一个结构出来)一个段落一个主题
      3)永远只做客观描述,不做主观感情表达,用具体事由说话
      4)一封邮件不要给太多的信息
   六、两种邮件写法:
      1)提出问题、提出建议、怎么执行
      2)提出建议、说明原因、怎么执行
   七、发送前,复查一遍