如何驾驭电子邮件

因为培训安排的原由，这周又去培训了《如何驾驭电子邮件》，基本上老师讲的有点混乱，我记的很分散，整理了半天才理出个头绪出来，发现整理出来的结构比老师讲课的结构要更好，好汗……

第一，要明确一些基本的理念（主要是讲沟通和人际交往）：
　　　一、邮件困扰与工作习惯有很大关系，管理电子邮件其实是在管理工作习惯
　　　二、文如其人：邮件会在别人心目中影响你的个人形象
　　　三、从与人沟通的角度出发
　　　三、礼仪的本质：是一组行为、是为了共同相处、对相关人的需要的尊重、适当的符合对方期望的行为
　　　四、己所不欲，勿施于人
　　　五、沟通的功能：传递信息、讨论问题、交流感情
　　　六、多一些面对面沟通
　　　七、邮件不是一个让对方达到自己想法的工具，而是一种人与人之间的沟通方式，不要忽视人
　　　八、帮别人来帮助自已

第二，分析各种沟通方式的优缺点：
　　　一、QQ是即时性，主要用来交流感情，但不太正式
　　　二、电话有效、最快、有感情交流，但不能群体沟通、只能点对点
　　　三、RTX可群体沟通
　　　四、邮件，可以大范转传递信息，可保存。但不能做即时沟通，感性的沟通

第三，邮件沟通时要遵守的原则：
　　　一、站在对方角度
　　　二、双向才是沟通
　　　三、分阶段（不要想一个邮件中包括所有内容，解决所有问题，最好是渐近式）
　　　四、邮件内容最好过程化，不是结论式，要多次沟通（表达自己想法最好先提出一个问题，待对方参与进来后，再渐进式提出自己的想法。）
　　　五、象IM一样用邮件：分次沟通
　　　六、综合利用各种沟通方式，如：邮件预约面谈，最后发总结报告
　　　七、收到邮件，第一次就要看完整。然后马上分为四大类：立刻做、以后做、授权、不做

第四、邮件沟通的细节：
　　　一、主题：
　　　　　　1）简洁，突出重点（标题不要写太泛的“话题”而是写重点突出的“主题”）
　　　　　　2）有引吸力
　　　　　　3）方便对方查找
　　　　　　4）主题最好带上需要收件人执行的动作,如:[请审批]、[信息周知]。
　　　二、TO：
　　　　　　1）保持越少的收件人越好，多个收件人，要注意收件人之间的关系，考虑到不同人的情感需要
　　　　　　2）发完邮件还要配合其它沟通方式（面对面、电话、RTX…）
　　　　　　3）分析邮件组，提炼出关键联系人。
　　　三、CC：同上，BCC要谨慎
　　　四、REPLY：
　　　　　　1）不要回复“谢谢”之类客套话，用其它方式做这种沟通，最好是面对面。
　　　　　　2）与邮件主题不一致时的内容，回复时最好修改回复主题或另起邮件。
　　　五、正文：
　　　　　　1）重点要突出（放在第一段，加粗、字体大小颜色）
　　　　　　2）层次分明（不要想到哪写到哪，要理出一个结构出来）一个段落一个主题
　　　　　　3）永远只做客观描述，不做主观感情表达，用具体事由说话
　　　　　　4）一封邮件不要给太多的信息
　　　六、两种邮件写法：
　　　　　　1）提出问题、提出建议、怎么执行
　　　　　　2）提出建议、说明原因、怎么执行
　　　七、发送前，复查一遍